PDF ist die Abkürzung für „Portable Document Format“ und wurde 1993 von dem Unternehmen Adobe System als plattform-unabhängiges Dateiformat entwickelt. PDF-Dokumente können auf allen Computern geöffnet werden. Daher hat sich PDF als feste Größe unter den Dateiformaten durchgesetzt. Ein PDF-Dokument kann aus Texten und Bildern entstehen. Gleichzeitig wird in dem PDF-Dokument das Layout beibehalten, das der Urheber beim Erstellen verwendet hat. Dadurch sieht das PDF auf jedem PC-System gleich aus. In der Regel lässt sich daher eine PDF-Datei auch nicht so einfach bearbeiten – was auch nicht unbedingt im Vordergrund steht.
Aus diesem Grund werden die meisten Dokumente von Behörden und Unternehmen als PDF-Datei per E-Mail verschickt.
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